Выступление референта департамента административно-правового и финансового обеспечения Агентства по развитию человеческого потенциала и трудовых ресурсов Ульяновской области Парфёновой Ирины Сергеевны: «Электронные трудовые книжки»

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ внесены изменения в статью 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Указанные изменения вступили в силу с 01.01.2020.

В сведения о трудовой деятельности включается в числе прочего информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме: у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в Пенсионном фонде Российской Федерации, а также с использованием единого портала государственных
и муниципальных услуг.

Работодатель обязан письменно уведомить до 30.06.2020 года включительно каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Когда работник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.

С этого момента работодатель не будет отвечать за её ведение и хранение. Не придётся делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Работникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе илив электронном виде:

- в период работы - не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника;

- в день увольнения.

Если работодатель не предоставит работнику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Важно: до конца 2020 года работники подают работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (во втором случае работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение). Если же работник не подаст никакого заявления,
то работодатель продолжит вести трудовую книжку.

Для лиц, впервые поступающих на работу после 01.01.2021 года, предусмотрено ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Трудовая книжка указанным работникам оформляться не будет.

Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд Российской Федерации данные о трудовой деятельности работников. Пенсионный фонд России будет хранить почти всю информацию, которую вносят в трудовую книжку. Исключение - записи о поощрениях и образовании.

В 2020 году направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

При подаче сведений в первый раз их придётся дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 01.01.2020 года.

Обратите внимание: если к 01.01.2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15.02.2021 года сообщить
в Пенсионный фонд России о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их «передвижения», поэтому, возможно, вам придётся сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

С 2021 года уведомлять о приёме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним
из способов:

- с помощью своих программно-технических средств;

- с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчётности в Пенсионный фонд России. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели,
у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, могут передавать информацию на бумаге.

Обратите внимание: при приёме работники могут предъявлять сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в Пенсионный фонд России сведения. Отметки нет - попросите работника предоставить книжку. Если он потерял её или не может передать по другой причине, придётся завести новую.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, ПРЕДУСМОТРЕННАЯ ЗА НЕПОДАЧУ СЗВ-ТД.

Если опоздать с отчётом или предоставить неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника, то может ждать предупреждение или штраф по общей норме. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, для организаций - от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

Наказание планируют изменить. В Госдуме прошёл второе чтение проект, в котором за эти нарушения только для должностного лица предусмотрены предупреждение либо административный штраф от 300 до 500 тысяч рублей.

ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ОТВЕЧАЕМ НА ВОПРОСЫ РАБОТНИКОВ

Зачем мне электронная книжка?

У электронной трудовой книжки много плюсов:

- она не потеряется: Пенсионный фонд обещает высокий уровень защиты данных;

- сведения быстро и легко получить у нас в отделе кадров, в Пенсионном фонде России, МФЦ или на сайте госуслуг;

- в будущем документы для оформления пенсии можно будет предоставить в электронном виде.

Не хочу ничего менять. Так можно?

Можно. До конца года подайте в отдел кадров заявление. В нём укажите: «Прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации». Тогда мы сохраним за вами оба формата.

Сейчас боюсь отказываться от бумажной книжки. Потом можно будет передумать?

Да, вы сможете отказаться от неё в любой момент, если в этом году заявите о сохранении трудовой книжки. А вот наоборот сделать не получится.

Согласен перейти на электронную трудовую книжку, что делать?

Подайте об этом заявление в отдел кадров. В нём укажите: «Прошу предоставлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Мы выдадим вам трудовую книжку на руки. Ещё раз - подать заявление нужно до конца года.

Если я перейду на электронную книжку, чем я смогу подтвердить стаж на новой работе?

Мы выдадим вам документ о трудовой деятельности в нашей организации. Будет он бумажным или электронным, вы решите сами. Его можно будет подать новому работодателю вместо трудовой книжки.

А я не хочу писать никакое заявление! Что мне за это будет? Что станет с моей книжкой?

Это ваше право, наказывать за это не станем. Трудовая книжка за вами сохранится, будем вести её и на бумаге, и в электронном виде. Однако советуем написать заявление. Возможно, новый работодатель откажется вести вам бумажную трудовую книжку.